Plan APPCC

Guía completa del módulo Plan APPCC de Recipok: de la activación al manual en PDF firmado que entregas al inspector, paso a paso, sin partir de una plantilla en blanco.

Resumen en 60 segundos

El módulo Plan APPCC de Recipok redacta tu plan de autocontrol a partir de datos que ya tienes cargados —tus recetas, sus ingredientes con alérgenos y sus procesos de producción— y te lleva por los cinco pasos que exige la norma hasta un manual en PDF firmado listo para una inspección. Tú revisas y decides; el programa no clasifica nada como punto crítico por su cuenta.

La secuencia completa, tal y como aparece en la barra de pasos de la pantalla: prerrequisitos de higiene → fichas de producto y uso previsto → diagrama de flujo confirmado en planta → peligros y puntos de control críticos → aprobar y descargar. Un obrador con un solo tipo de proceso lo tiene listo en una tarde.

Qué es un plan APPCC y por qué te lo van a pedir

APPCC (en inglés, HACCP) significa Análisis de Peligros y Puntos de Control Crítico. Es un método para identificar qué puede salir mal en tu proceso, decidir dónde hay que controlarlo y demostrar por escrito que lo controlas. El artículo 5 del Reglamento (CE) 852/2004 obliga a todo operador alimentario a tener un plan de autocontrol basado en estos principios: no es una certificación voluntaria, es el mínimo legal para abrir.

La metodología de referencia es la del Codex Alimentarius (CXC 1-1969, rev. 2020): 7 principios desarrollados en 12 pasos. El Reglamento (UE) 2021/382 añadió después tres exigencias que muchos planes antiguos no contemplan: cultura de seguridad alimentaria, gestión de alérgenos y redistribución de alimentos.

Una inspección pide tres cosas, y las pide en este orden:

1. El plan escrito: el documento con tus productos, tu diagrama y tu análisis.
2. La justificación de cada decisión: por qué eso es un punto crítico y aquello no.
3. Los registros que demuestran que el plan se cumple todos los días.

Recipok produce las tres: el módulo Plan APPCC escribe el documento y la justificación, y los puntos críticos que apruebes se convierten en controles diarios dentro de tus Registros APPCC, que es donde vive la evidencia.

Qué hace Recipok distinto: el plan se deduce, no se rellena

Cualquier otra herramienta del mercado —y cualquier consultor— parte de una plantilla vacía que alguien tiene que rellenar a mano. Aquí no: tus recetas ya están en el sistema, con sus ingredientes, sus alérgenos y sus procesos de producción. El módulo lee todo eso y construye el borrador.

De cada receta que incluyas en el plan, Recipok deduce automáticamente:

• La composición, a partir de sus ingredientes.
• Los alérgenos, calculados de los ingredientes y guardados como una foto fija del momento.
• Las etapas del diagrama de flujo, a partir de los procesos de producción declarados en la receta.
• El tipo de cada etapa (térmica, enfriamiento, envasado, almacenamiento…), reconociendo el vocabulario real: horneado, pasteurización, abatimiento, gratinado, autoclau…

Además envuelve el flujo con cuatro etapas que ninguna receta modela y que ningún inspector acepta que falten: Recepción y Almacenamiento al principio, Envasado y Expedición al final. Ahí viven los peligros clásicos.

Nada de lo que produce es definitivo. Todo llega como borrador editable, y las dos cosas que la norma exige que asuma una persona —confirmar el diagrama recorriendo la línea y clasificar un peligro como punto crítico— se quedan deliberadamente sin marcar hasta que las firmas tú.

Antes de empezar: cuatro comprobaciones

1. Activa el módulo

El Plan APPCC no viene encendido: es opt-in y gratuito. Ve a Extensiones, busca la tarjeta Plan APPCC y actívala. Esa tarjeta es donde se dice con todas las letras qué incluye la versión gratuita, para que el límite no aparezca por sorpresa a mitad del trabajo. Si entras en la sección sin haberlo activado, el sistema te lleva a esa tarjeta.

2. Comprueba quién va a mantenerlo

Pueden escribir en el plan el administrador de la cuenta y el rol Responsable de APPCC, un perfil que gestiona los registros y el plan pero no ve recetas, costes, pedidos ni facturación. Es el rol que se le da a la persona de calidad sin abrirle la contabilidad. El resto de usuarios ve el plan en modo lectura.

3. Ten los procesos declarados en tus recetas

Es la comprobación que más adelanto te ahorra. Si tus recetas no tienen procesos de producción, el diagrama de flujo nacerá casi vacío y tendrás que escribir las etapas a mano. Con los procesos cargados, el flujo sale hecho y tú solo lo repasas.

4. Revisa tus ubicaciones y tus proveedores

Al final del proceso, cada punto crítico se engancha a una ubicación que ya exista (una cámara, un horno, un expositor) con sus límites de temperatura o pH. El plan no crea ubicaciones: apunta a las que ya tienes dadas de alta con su zona, su tipo y su responsable. Y tus proveedores aprobados viajarán como anexo del manual, así que conviene que la ficha de cada uno tenga CIF y registro sanitario.

Crear el borrador del plan

Entra en Plan APPCC desde el menú lateral y pulsa Generar mi plan. El formulario pide cuatro cosas:

Cuántas recetas elegir: la regla de la familia de proceso

Aquí está el error más caro que se puede cometer, y el módulo lo previene por ti. La unidad legal del plan no es la receta: es la familia de proceso. Diez panes que pasan por las mismas etapas comparten un único análisis de peligros, y así lo admite la guía de la Comisión Europea. Analizarlos diez veces no es más riguroso, es más difícil de mantener.

Por eso, antes de elegir, la pantalla te dice cuántos procesos distintos ha detectado en tu catálogo:

• Si detecta una sola familia: «Todas tus recetas pasan por las mismas etapas: con UNA receta representativa es suficiente».
• Si detecta varias: «Hemos detectado N procesos distintos: elige una receta representativa de cada uno».

Al generar, cada familia produce una ficha. Si más adelante añades una receta que pasa por las mismas etapas que una ficha existente, no se crea otra: se fusiona con la que ya la cubría y verás el aviso «Añadida a una ficha que ya cubría ese mismo proceso». Sus alérgenos se suman a los de la ficha.

Van antes del análisis de peligros, y no por orden de pantalla: es que la mayoría de los riesgos de un obrador se controlan aquí, no con puntos críticos. Un plan con los prerrequisitos bien escritos y dos PCC es mejor que uno con quince PCC y la limpieza sin describir.

Son 12 bloques, en este orden:

Los marcados 2021 son los que añadió el Reglamento (UE) 2021/382. Cada bloque tiene cuatro campos:

• Aplica: si el bloque no tiene sentido en tu actividad —la redistribución de excedentes, muchas veces— desmárcalo. Queda justificado por escrito, que es exactamente lo que se te va a pedir. Un bloque no aplicable no cuenta para el progreso.
• Cómo lo hacemos: dos líneas describiendo lo que haces de verdad, no lo que debería hacerse.
• Responsable: una persona con nombre. «Todos» no vale.
• Frecuencia: concreta. «Diaria», «por turno», «semanal». «Cuando haga falta» no vale.

Redactar los prerrequisitos con IA

El botón Redactar con IA es gratuito —no gasta escaneos, solo cuenta para la cuota mensual— y es la palanca que hace que la gente termine esta pantalla en lugar de abandonarla. Redacta un borrador de los bloques que te falten a partir de datos tuyos: tus ubicaciones con sus límites de temperatura, las rutinas de registro que ya tienes definidas y los productos del plan.

Tres cosas importantes sobre cómo se comporta:

• Solo rellena campos vacíos. Nunca pisa una frase que hayas escrito tú.
• Guarda lo que redacta y lo marca con la etiqueta «Redactado por la IA · revísalo», que desaparece en cuanto escribes en ese bloque.
• Es un borrador, no una respuesta. Una máquina no puede declarar por ti cómo limpias tu obrador. Léelo bloque a bloque y corrige lo que no encaje.

Cada ficha describe una familia de producto. La mitad viene rellenada de tu receta; la otra mitad solo la sabes tú.

Lo que viene deducido

• Composición, de los ingredientes de la receta.
• Alérgenos, calculados de esos ingredientes.
• Elaboraciones cubiertas: la lista de recetas que esta ficha documenta.

Lo que tienes que completar

Un contador te dice cuántos campos llevas: «4 de 6 campos». Cuando termines, pulsa Guardar ficha.

Rellenar la ficha con IA

El botón Rellenar con IA propone los seis campos a partir del flujo, la composición y los alérgenos de esa ficha. Cuesta 1 escaneo —del mismo saldo que usa el escáner de documentos— salvo que tengas el módulo de pago, que las incluye. El coste aparece escrito junto al botón antes de pulsarlo, con los escaneos que te quedan.

La propuesta no se guarda sola: aterriza en los campos, la lees y guardas la ficha si estás de acuerdo. Y solo rellena lo que esté vacío.

Añadir más productos y la cobertura del plan

Con Añadir otro producto al plan eliges otra receta. Si su proceso coincide con una ficha existente, se fusiona; si no, nace una ficha nueva.

Arriba verás siempre un aviso de cobertura del tipo «Este plan cubre 2 de tus 5 procesos». Está ahí a propósito, y también dentro del PDF: la norma pide que el plan cubra toda tu actividad, y nadie debe llegar a creer que un plan incompleto es conforme solo porque el documento tiene buena pinta.

Pulsa Revisar diagrama y peligros dentro de una ficha. Verás las etapas en orden, del tipo Recepción → Almacenamiento → Amasado → Horneado → Abatimiento → Envasado → Expedición.

Sobre el diagrama puedes:

• Renombrar una etapa y editar su descripción.
• Cambiar su tipo (térmica, enfriamiento, envasado, almacenamiento, recepción, expedición, otra). El tipo decide qué peligros te propondrá la biblioteca.
• Añadir una etapa que la receta no modele.
• Eliminar la que sobre.
• Reordenar arrastrando: el orden entero se guarda en una sola operación, para que un fallo de red no deje el diagrama a medias.

Confirmar en planta: el paso que no se hace desde el despacho

El paso 5 del Codex exige verificar el diagrama sobre el terreno. Recorre la línea con el diagrama delante, corrige lo que no coincida y pulsa Confirmar en planta en cada etapa. Queda registrado quién lo confirmó y cuándo, y eso es lo que se imprime en el manual.

Mientras quede una sola etapa sin confirmar, el plan no se podrá aprobar y el bloqueante lo dirá con esas palabras.

Es el corazón del plan y el principio 1 y 2 del Codex. Se trabaja etapa por etapa: abres Peligros en una etapa y decides qué puede salir mal ahí.

De dónde salen los peligros

• Biblioteca de peligros (gratuita, sin IA): Ver peligros sugeridos propone los típicos del tipo de etapa, con su gravedad, su probabilidad y su medida de control ya redactadas. Aceptas los que apliquen y descartas el resto. Lo que descartas no se guarda en ningún sitio.
• Propuestas con IA: Proponer peligros con IA redacta propuestas justificadas para tu proceso concreto. Cuesta 1 escaneo por etapa, o está incluido con el módulo de pago.
• A mano: Añadir a mano, para lo que solo tú sabes.

Cómo se declara un peligro, paso a paso

1. Elige el tipo: biológico, químico, físico, alérgeno o fraude.
2. Valora gravedad y probabilidad, del 1 al 3. Es tu criterio y sirve para priorizar; todavía no decide nada.
   Gravedad: 1 malestar leve · 2 requiere atención médica · 3 riesgo de daño grave.
   Probabilidad: 1 rara vez · 2 alguna vez al año · 3 pasa con frecuencia.
3. Escribe la medida de control: qué haces hoy para que ese peligro no llegue al cliente. En presente y con un verbo. Ejemplo: «medir la temperatura del camión y rechazar la entrega por encima de 4 °C».
4. Escribe la justificación: por qué ese peligro es —o no es— significativo aquí. Es literalmente lo primero que pide un inspector, y sin ella no se puede aprobar el peligro.
5. Responde el árbol de decisión del Codex.
6. Si sale PCC, rellena las tres cosas que lo hacen válido: límite crítico, vigilancia y acción correctiva.
7. Guarda y aprueba.

El árbol de decisión: tú respondes, el sistema clasifica

Las cuatro preguntas del Codex se hacen de una en una, porque el árbol se corta: según lo que contestes, la siguiente pregunta puede dejar de importar. Pedirlas todas de golpe invitaría a inventar respuestas.

1. ¿Existen medidas de control para este peligro en esta etapa o en una posterior?
2. ¿Esta etapa está diseñada específicamente para eliminar el peligro o reducirlo a un nivel aceptable?
3. ¿Podría producirse contaminación o aumentar por encima de niveles aceptables en esta etapa?
4. ¿Una etapa posterior eliminará el peligro o lo reducirá a un nivel aceptable?

El veredicto lo calcula el sistema, siempre igual, y es reproducible por un auditor con el plan en la mano:

Los tres campos que hacen válido un PCC

Aprobar el peligro

Aprobar es el momento en que una persona asume la responsabilidad de ese peligro y de su clasificación. Queda firmado con nombre y fecha. Si algo falta, el sistema te dice exactamente qué:

• «Responde todas las preguntas del árbol de decisión antes de aprobar».
• «Escribe la justificación de este peligro: es lo primero que pide un inspector».
• «Un PCC necesita límite crítico, vigilancia y acción correctiva para poder aprobarse».

Si tenías cambios sin guardar, aprobar los guarda antes automáticamente: se firma lo que estás viendo, no una versión anterior.

Convertir un PCC en vigilancia real

Un punto crítico que no se vigila todos los días es papel. Por eso, una vez aprobado, cada PCC puede engancharse a la operativa diaria de Recipok. Hay dos caminos, y son excluyentes: pedir la misma medida por dos vías distintas solo consigue que el operario deje de hacer las dos.

Camino A · Control diario en una ubicación

Convertir en control diario. Eliges una ubicación que ya exista —el plan no crea ubicaciones, porque una ubicación a medias, sin zona ni responsable, sale rota en las pantallas de registros— y puedes fijar sus límites mínimo y máximo. Si los dejas vacíos, no se tocan los que ya tenía.

Y aquí ocurre lo inteligente:

• Si esa ubicación ya se registra para ese tipo de medida, el PCC se engancha al control que ya tienes y el formulario de periodicidad desaparece. Ni se duplica el registro ni se reescribe la rutina que tu equipo ya cumple.
• Si no se registra todavía, aquí creas la rutina: cada cuántos días y cuántos turnos al día. Es exactamente lo que le aparecerá al operario en Registros APPCC.

Si no tienes ubicaciones dadas de alta, el propio aviso te ofrece el botón Ir a Ubicaciones.

Camino B · Vigilar en el parte de producción

Vigilar en el parte de producción engancha el PCC a un control de proceso de tu receta: se vigila en cada lote, no una vez al día, y las respuestas del operario en el parte son la evidencia.

Es el camino recomendado para etapas de proceso —un horneado, una pasteurización—, donde el control tiene sentido por lote y no por jornada. El camino A encaja mejor con cámaras, expositores y recepciones.

El botón Aprobar el plan vive al final de la página. Antes de firmar, el sistema relee las reglas y te enseña lo que falte. Estos son los cinco bloqueantes posibles:

En modo simplificado, los dos últimos no se exigen.

Al aprobar, el plan queda firmado con tu nombre y la fecha, pasa a estado Aprobado y se le fija automáticamente la próxima revisión a un año.

El manual en PDF

Descargar el manual aparece solo con el plan aprobado. También la URL rechaza los borradores: un borrador impreso es indistinguible de un plan firmado para quien lo recibe, y eso es un problema de cumplimiento, no un detalle de interfaz.

El documento se descarga como plan-appcc-<nombre>-v<versión>.pdf y contiene, en este orden:

1. Portada: nombre, alcance, versión, tipo de plan, quién lo aprobó y cuándo, y la fecha de la próxima revisión.
2. Cobertura: cuántos de tus procesos cubre este plan, si no los cubre todos.
3. Base legal y metodología: art. 5 del Reglamento (CE) 852/2004, Codex CXC 1-1969 rev. 2020, y el descargo de responsabilidad del operador.
4. 1. Prerrequisitos: tabla de los 12 bloques con procedimiento, responsable y frecuencia, citando el anexo II del 852/2004 y el 2021/382.
5. 2…N. Una sección por producto: ficha completa, elaboraciones cubiertas, alérgenos, diagrama de flujo con la confirmación in situ de cada etapa, y el análisis de peligros con gravedad × probabilidad, justificación, clasificación, quién lo aprobó y, en los PCC, sus tres campos.
6. Anexo: proveedores aprobados, con CIF, registro sanitario y contacto, fechado el día en que se genera.

El manual lleva el logotipo de Recipok al pie. El módulo de pago lo quita. Y —esto importa— el manual se sigue pudiendo descargar aunque una suscripción caduque: un documento legal no puede desaparecer por un cobro.

Mantener el plan vivo: revisiones y versiones

Un plan aprobado y sin revisar es la incidencia más fácil de detectar en una inspección: es lo primero que se comprueba y no admite explicación.

Cuándo hay que revisar

• Una vez al año, como mínimo.
• Cuando cambias una receta, un ingrediente o un proveedor que altere un control.
• Cuando cambias un proceso, un equipo o la instalación.
• Tras una incidencia, una reclamación o una alerta sanitaria.

Recipok te avisa por email 30 días antes de la fecha de revisión, y también si se pasa. En pantalla aparece un aviso permanente cuando está vencida.

Cómo se abre una revisión

Abrir revisión, indicando el motivo («Revisión anual», «Nuevo proveedor», «Producto nuevo»…). Lo que ocurre:

• La versión aprobada se conserva firmada como sustituida. El historial nunca se edita sobre sí mismo: un inspector no solo pregunta si tienes plan, sino qué cambió y cuándo.
• Se crea una copia editable con el número de versión aumentado.
• Se copia todo menos las confirmaciones en planta: una revisión es justo el momento de volver a recorrer la línea.
• Sí se conserva el enlace a los controles diarios, para no dejar huérfano un registro que el operario sigue rellenando cada mañana.

El aviso de proveedores nuevos

Si has dado de alta proveedores desde la última firma, verás un aviso permanente: «Has dado de alta N proveedores desde la última firma del plan». No es una alarma por cada compra —eso se aprende a ignorar—: es un recordatorio de que revises el plan solo si alguno cambia un control: una materia prima nueva, un alérgeno que antes no manejabas, otra cadena de frío.

Plan completo o plan simplificado

El artículo 5.5 del Reglamento (CE) 852/2004 y las comunicaciones de la Comisión admiten flexibilidad para establecimientos pequeños: las buenas prácticas de higiene pueden sustituir la vigilancia de puntos críticos.

El tipo solo se puede cambiar mientras el plan es un borrador: cambiarlo después reescribiría las reglas con las que se juzgó un documento ya firmado.

Qué es gratis y qué se paga

La versión gratuita incluye una ficha de producto, la biblioteca de peligros completa, el árbol de decisión, el enganche con los registros diarios y el manual en PDF con el logotipo de Recipok. Suficiente para recorrer el módulo entero de punta a punta y aprobar un plan real.

El upgrade «Fichas ilimitadas + IA» cuesta 149 € al año, en pago anual único —el plan se escribe de golpe y se revisa una vez al año; una cuota mensual sería una suscripción que no usas once meses—, y añade:

• Fichas de producto sin límite, para cubrir todos tus procesos.
• La IA incluida: rellena las fichas y propone los peligros de cada etapa, sin gastar escaneos.
• El manual sin el logotipo de Recipok.

El coste de la IA sin el módulo

Sin el upgrade, cada propuesta de IA gasta 1 escaneo del mismo saldo del escáner de documentos (proponer peligros gasta 1 por etapa). Excepción importante: la redacción de prerrequisitos con IA es gratuita siempre. Además hay un tope mensual de llamadas por empresa que se reinicia el día 1, y el cargo se hace después de que la IA responda: una caída del servicio no te cuesta un escaneo.

Mensajes que puedes encontrarte

Los siete errores que se ven en una inspección

1. El plan no se parece al obrador. Describe lo que haces, no lo que debería hacerse. Un plan idealizado es peor que no tenerlo, porque cada desviación queda documentada como incumplimiento.
2. Responsables genéricos. «Todos» y «el personal» no son responsables. Nombres.
3. Frecuencias vagas. «Cuando haga falta» no es una frecuencia.
4. Diagrama sin confirmar in situ. Es un paso explícito del Codex y se comprueba preguntando al operario.
5. PCC sin acción correctiva. Saber que el límite se incumplió y no tener escrito qué se hace con el producto es el fallo más común.
6. Plan sin revisar. Fecha de revisión vencida: hallazgo automático.
7. Plan que no cubre toda la actividad. Si haces cinco procesos distintos y el plan documenta uno, el plan está incompleto aunque ese uno esté impecable.

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