Tutorial · Trazabilidad y APPCC

Cómo hacer un simulacro de trazabilidad alimentaria paso a paso

Lectura: 12 minNivel: responsable de calidad, obrador o cocinaIncluye: ejemplo resuelto, balance de masas y plantilla de informe

Un simulacro de trazabilidad es la prueba de que, si mañana hay una alerta, sabes en minutos de dónde vino cada ingrediente de un lote y a quién se lo has vendido. Aquí tienes el método completo: qué necesitas, los 8 pasos del ejercicio, un caso resuelto con números y cómo dejarlo en un solo clic con Recipok.

1. Qué es un simulacro de trazabilidad y quién te lo va a pedir

Un simulacro de trazabilidad (también llamado ejercicio o prueba de trazabilidad) es un ensayo en el que eliges un lote de producto y reconstruyes, contra reloj, todo su recorrido: de qué lotes de materia prima se fabricó, quién los suministró, cuándo y cómo se elaboró, y a qué clientes se entregó. El objetivo no es solo encontrar la información, sino demostrar cuánto tardas en encontrarla y que el balance de cantidades cuadra.

La obligación de base está en el artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002: todo operador alimentario debe poder identificar a quién ha comprado y a quién ha vendido cada producto («un paso atrás, un paso adelante»). Sobre esa base, tres actores te pedirán la prueba:

• La inspección de Sanidad, en una visita de control oficial o tras una alerta alimentaria. Suele pedir la trazabilidad de un lote concreto y valorar el tiempo de respuesta.
• Las certificaciones IFS Food y BRCGS, que exigen ensayar el sistema de trazabilidad de forma periódica (al menos anual), incluyendo balance de masas, y obtener el resultado en pocas horas.
• Tus clientes profesionales (distribución, hostelería organizada, colectividades), que cada vez incluyen el simulacro en sus auditorías de proveedor.

2. Los tres sentidos de la trazabilidad

Cualquier simulacro completo recorre las tres direcciones. Conviene nombrarlas igual que lo hará el inspector:

El simulacro puede arrancar desde cualquiera de los tres puntos. Lo habitual en inspección es que te den un lote de producto terminado (hacia atrás y hacia adelante) o un lote de ingrediente afectado por una alerta (hacia adelante: ¿en qué producciones lo usaste y a quién llegó?). Ensaya los dos.

3. Qué necesitas tener antes de empezar

El simulacro no crea información: la comprueba. Si alguno de estos registros no existe o no lleva el número de lote, el ejercicio fallará antes de empezar. Repasa esta lista con tu equipo:

• Registro de recepción de materias primasProveedor, referencia, lote del proveedor, cantidad, fecha de recepción, caducidad y conformidad del control de entrada.
• Ficha técnica y receta de cada productoIngredientes con cantidades y alérgenos, para saber qué materias primas debe contener el lote.
• Órdenes de producción con lotes consumidosQué lote de cada ingrediente entró en cada elaboración, cuánto se consumió y cuántas unidades salieron. Es el eslabón que más se pierde en obradores pequeños.
• Etiquetado del producto terminadoCada unidad o caja lleva su número de lote y su fecha, y ese número es el mismo que aparece en la orden de producción.
• Albaranes y facturas de venta con loteCada salida indica lote y unidades por cliente. Si vendes en tienda, el TPV debe descontar del lote correcto.
• Registro de mermas y devolucionesSin ellas el balance de masas nunca cuadra.

4. El simulacro en 8 pasos

Este es el guion que seguiría un auditor. Los tiempos son orientativos para un obrador con registros digitales; si trabajas en papel, multiplícalos por diez y anota el resultado real, que también es un dato del simulacro.

1. Elige el lote y el escenario 5 min

   Escoge un lote real de los últimos 30 días, a ser posible con varios ingredientes y varios clientes. Inventa un motivo verosímil: «el proveedor de huevo pasteurizado comunica una alerta por Salmonella en el lote HP-3306» o «un cliente reclama un cuerpo extraño en la tarta de manzana lote L-240912-07». El escenario decide desde dónde arrancas.

   Quien dirige el simulacro no debe ser quien lo resuelve. Nombra un observador que anote tiempos e incidencias.

2. Arranca el cronómetro y registra la hora de inicio 0 min

   Anota fecha, hora, participantes y el lote de partida en la portada del informe. A partir de aquí todo cuenta. Si trabajas con certificación, apunta también el objetivo de tiempo (por ejemplo, menos de 4 horas para BRCGS; menos de 30 minutos si quieres estar tranquilo).

3. Trazabilidad hacia atrás: reconstruye el origen 5–15 min

   Parte de la orden de producción del lote y lista cada ingrediente con su lote de proveedor. Para cada uno localiza el albarán de entrada, la fecha de recepción, el proveedor y la caducidad. Comprueba que el control de recepción existe y está firmado.

   Pregunta de control: ¿hay algún ingrediente en la receta que no aparece en la orden de producción con lote? Si la respuesta es sí, apúntalo como no conformidad.

4. Trazabilidad interna: documenta el proceso 5 min

   Cantidades consumidas de cada lote, semielaborados intermedios (la masa, la crema) con su propio lote si los almacenas, equipo utilizado, operario, fecha y hora de elaboración y controles de proceso registrados (temperatura de horneado, enfriamiento). Anota cuántas unidades se produjeron.

5. Trazabilidad hacia adelante: localiza cada unidad 5–15 min

   Lista todas las salidas del lote: albaranes a clientes, ventas en tienda o TPV, muestras, devoluciones y lo que todavía queda en cámara. Para cada cliente necesitas nombre, contacto, unidades y fecha de entrega. Este es el dato que permitiría una retirada real.

6. Haz el balance de masas 5 min

   Es la prueba de coherencia y la que más simulacros suspende. Para el lote terminado: unidades producidas = entregadas + vendidas + en stock + mermas + devueltas. Para un ingrediente: cantidad recibida = consumida en producciones + en stock + mermas. Una diferencia por encima del 2–5 % (según tu criterio documentado) exige explicación.

7. Simula la retirada 10 min

   No hace falta llamar a nadie, pero sí redactar qué harías: a qué clientes avisarías y con qué mensaje, qué unidades bloquearías, cómo etiquetarías el producto retenido, a quién notificarías internamente y, si procede, cómo comunicarías a la autoridad sanitaria. Ten a mano la plantilla de comunicación de retirada.

8. Para el reloj y redacta el informe 10 min

   Registra la hora de fin, el tiempo total, los huecos encontrados y las acciones correctivas con responsable y fecha. Adjunta las evidencias (albaranes, orden de producción, listado de destinos). Firma y archiva: el informe es el registro que enseñarás en la próxima inspección. En la sección 7 tienes el contenido mínimo.

5. Ejemplo resuelto: tarta de manzana, lote L-240912-07

Un obrador elabora el 12 de septiembre 24 tartas de manzana con el lote L-240912-07 (fecha de consumo preferente 19/09). El escenario: un cliente reclama y Sanidad pide la trazabilidad completa. Así queda el ejercicio con registros digitales.

Hacia atrás: origen de los ingredientes

Interna: la producción

Orden de producción OP-1187, obrador central, 12/09 de 06:40 a 09:10, horno 2, operaria M. R. Horneado a 180 °C durante 42 min (registro de temperatura conforme). Salida: 24 unidades de 1,2 kg, etiquetadas con lote L-240912-07. Alérgenos declarados: gluten, leche, huevo.

Hacia adelante: destino de las 24 unidades

Balance de masas del huevo pasteurizado (lote HP-3306)

Como el escenario alternativo era una alerta del proveedor de huevo, el simulacro también comprueba a dónde fue todo ese lote:

6. Cómo hacerlo en un clic con Recipok

Todo lo anterior existe en Recipok porque el sistema lo registra mientras trabajas: la recepción con lote y caducidad (la IA lee albaranes y facturas del proveedor), la orden de producción consume lotes automáticamente y los albaranes de salida y el TPV descuentan del lote correcto. Por eso el simulacro se reduce a cuatro pasos:

1. Abre Trazabilidad › Simulacro. Puedes partir de un lote de producto terminado, de un lote de ingrediente, de un albarán o de un lote de proveedor.
2. Escribe el número de lote y pulsa «Simular trazabilidad». Recipok reconstruye la cadena en menos de un segundo con los datos que ya tiene.
3. Revisa el resultado en pantalla. A la izquierda el origen (ingrediente, lote, proveedor, albarán, fecha); a la derecha el destino (producciones, albaranes, clientes, ventas de TPV, stock). Abajo, los alérgenos y el balance de cantidades.
4. Imprime el informe en PDF. Incluye fecha y hora de generación, el árbol completo y las tablas anteriores, listo para entregar al inspector o adjuntar a la auditoría.

El cronómetro sigue siendo tuyo: anota la hora de la petición y la hora en que entregas el PDF. Con los datos al día, un simulacro completo con balance de masas queda por debajo de los cinco minutos.

7. Qué debe contener el informe del simulacro

Tanto si lo genera Recipok como si lo redactas a mano, el informe que archives debería incluir estos apartados. Puedes usarlos como plantilla:

8. Errores que hacen fallar un simulacro

• Lotes que no coinciden entre documentos. El mismo lote escrito de tres maneras, o el lote del proveedor sustituido por una fecha.
• Producción sin lotes consumidos. Se sabe qué se fabricó, pero no de qué lotes de materia prima. Es el hueco más habitual en obradores que registran en papel.
• Ventas sin lote. Albaranes que indican producto y cantidad pero no lote, o un TPV que no descuenta del lote correcto.
• Balance que no cuadra y nadie explica. Mermas sin registrar, devoluciones sin anotar o inventario desactualizado.
• Depender de una persona. Si solo el encargado sabe dónde está cada cosa, el día que no esté el simulacro se cae. Haz que lo resuelva alguien distinto cada vez.
• No cronometrar. Un simulacro sin tiempo de respuesta no demuestra capacidad de reacción.
• Hacerlo y no archivarlo. Sin informe firmado, para el auditor el ejercicio no ha existido.

9. Cada cuánto hacerlo y quién participa

Como mínimo una vez al año, que es lo que exigen las certificaciones más habituales; lo recomendable es cada seis meses, alternando el punto de partida (una vez desde producto terminado, otra desde ingrediente) y el producto elegido. Repítelo además siempre que cambies de sistema de registro, incorpores una línea de producto nueva o hayas tenido una incidencia real.

Participan quien lleva calidad o APPCC, una persona de producción y una de administración o ventas, porque cada una custodia una parte de la cadena. Si Recipok centraliza los registros, una sola persona puede completarlo, pero conviene que sea alguien distinto en cada edición.

10. Preguntas frecuentes