Portal de clientes de Recipok: cómo activarlo, cómo invitar a tus clientes
Guía completa del Portal de clientes de Recipok: cómo activarlo, cómo invitar a tus clientes de uno en uno o todos a la vez, qué ven ellos cuando entran, cómo te llegan sus pedidos y cómo funciona el chat pegado a cada pedido.
Resumen en 60 segundos
El Portal de clientes da a cada cliente tuyo un acceso propio a tu tienda: entra con su contraseña, ve tu catálogo con los precios de su tarifa y te envía el pedido, a la hora que quiera. El pedido entra en tu Recipok como uno más, con copia por correo para él, y cualquier duda o cambio se resuelve en un chat por cliente que queda ligado al pedido. Tu cliente no ve tus recetas, ni tus costes, ni a tus otros clientes.
- Dónde está
- Tú: Ventas → Clientes, columna Portal. Tu cliente: entra en app.recipok.com con su acceso
- Cómo se activa
- Extensiones → Portal de cliente → Activar gratis. Lo activa el titular de la cuenta
- Quién puede
- Invitar: administrador o gestor. Responder en el chat: administrador, gestor o vendedor
- Qué incluye
- Invitaciones sin límite, pedidos con historial y repetición, chat con fotos y avisos si nadie responde
- Qué cuesta
- Nada: incluido en los planes Integral y Gran Obrador
- Estado
- En beta: funciona completo y seguimos afinándolo con lo que nos contáis
En esta guía
- 1. Qué es el portal y qué problema quita
- 2. Antes de empezar: tres comprobaciones
- 3. Activar el módulo
- 4. Invitar a un cliente
- 5. Invitar a muchos a la vez
- 6. La columna Portal: qué significa cada estado
- 7. Qué ve tu cliente
- 8. Cuando llega un pedido
- 9. Mensajes con el cliente
- 10. Clientes que ya usan Recipok: el código de conexión
- 11. Mensajes que puedes encontrarte
- 12. Los cinco errores más frecuentes
- 13. Preguntas frecuentes
- 14. Glosario
Qué es el portal y qué problema quita
Hoy la mayoría de los pedidos de un obrador entran por WhatsApp, por teléfono o por un correo escrito de memoria. Alguien los pasa a mano, se equivoca en una referencia o en una cantidad, y la conversación sobre el cambio de última hora vive en el móvil de una persona. El portal quita ese paso intermedio: el cliente escribe su pedido directamente en tu tienda, con tus referencias y sus precios, y tú lo recibes ya cargado.
Técnicamente es la misma vista de tienda que ya usas para los pedidos de venta, restringida a un solo cliente. Por eso no hay nada nuevo que configurar en el catálogo: la tienda decide qué productos y qué tarifa ve cada uno, exactamente igual que hasta ahora.
Ni tus recetas, ni tus escandallos, ni tus proveedores, ni tus otros clientes. Cuando entra en tu portal, solo existe tu tienda y sus pedidos. Si además tiene su propia cuenta de Recipok, las dos cosas quedan separadas: sale del portal con un botón y vuelve a lo suyo.
Antes de empezar: tres comprobaciones
1. Tu plan
El portal está incluido en Integral y en el antiguo Gran Obrador. Si tienes otro plan, la tarjeta de Extensiones te lo indica y no deja activarlo.
2. Una tienda con tarifa
El cliente pide desde una tienda, y la tienda es la que decide qué productos y qué precios ve. Necesitas al menos una en Ventas → Tiendas. Si tienes varias (por ejemplo, una para hostelería y otra para tiendas de barrio), al invitar elegirás desde cuál pedirá cada cliente.
3. Clientes con correo electrónico
La invitación viaja por correo, así que el cliente tiene que tener un email en su ficha. Sin email, el botón Invitar no aparece en su fila. Revisa las fichas antes de hacer una invitación masiva y te ahorrarás la lista de «sin invitar».
Activar el módulo
Entra con el usuario titular de la cuenta y ve a Extensiones, abajo en el menú lateral. Busca la tarjeta Portal de cliente, marcada como Gratis y Beta, y pulsa Activar gratis. Verás el aviso «Módulo activado» y, al recargar, dos cosas nuevas:
- La columna Portal en Ventas → Clientes, con el botón de invitar en cada fila.
- La entrada Ventas → Mensajes de clientes, donde se responde el chat.
Los permisos del menú se guardan en caché. Si acabas de activar el módulo y la columna no aparece, cierra sesión y vuelve a entrar. No hace falta más.
Invitar a un cliente
En Ventas → Clientes, localiza la fila del cliente y pulsa Invitar en la columna Portal. Se abre un diálogo de confirmación:
La columna Portal de la lista de clientes. El botón solo aparece cuando el cliente tiene correo y todavía no ha sido invitado.
- Tienda desde la que pedirá. Si solo tienes una, el diálogo la muestra y no pregunta nada. Si tienes varias, elige una: «La tienda decide qué productos y qué precios ve el cliente».
- Confirmar. El cliente recibe un correo con tu nombre como remitente visible («Ya puedes hacer tus pedidos a Tu Obrador online») y un botón para aceptar. En tu lista, la fila pasa a Invitado.
En la fila del cliente invitado tienes el icono de enlace: Copiar enlace de invitación. Pégalo en un WhatsApp o díctaselo por teléfono; es el mismo enlace del correo y funciona igual. Junto a él verás también su código de conexión, para el caso del cliente que ya tiene cuenta en Recipok.
Invitar a muchos a la vez
Un obrador con doscientos clientes no los invita de uno en uno. Marca las casillas de las filas que quieras (o la casilla de la cabecera para toda la página) y pulsa el botón Invitar al portal que aparece sobre la tabla.
- El diálogo te dice a cuántos se enviará: «Se enviará la invitación a 37 clientes». Solo cuenta los que tienen correo y aún no están invitados; los demás se quedan fuera sin dar error.
- Si tienes varias tiendas, eliges una para todo el grupo. Si algún cliente debe pedir desde otra, invítalo aparte, no en el bloque.
- Al terminar ves el resumen: «37 invitaciones enviadas · 4 sin invitar». Los «sin invitar» son los que no tenían correo o ya estaban invitados.
El correo sale con tu nombre y tus clientes no lo esperan. Un mensaje previo por tu canal habitual («mañana os llegará un correo de Recipok para pedirnos online, es nuestro») multiplica los que aceptan. Los que abren el correo y no terminan de crear la contraseña aparecen como Sin entrar aún: a esos hay que reenviarles el enlace.
La columna Portal: qué significa cada estado
| Lo que ves | Qué significa | Qué puedes hacer |
|---|---|---|
| Invitar | Tiene correo y nunca ha sido invitado. | Invitarlo, solo o en bloque. |
| Nada (columna vacía) | No tiene correo en la ficha. | Editar la ficha y añadir el email; el botón aparece solo. |
| Invitado | El correo ha salido y todavía no lo ha abierto. | Copiar el enlace de invitación o el código y pasárselo por otro canal. |
| Sin entrar aún | Abrió la invitación pero no llegó a poner contraseña. No puede entrar. | Reenviarle el enlace. Es el caso más habitual de «no me funciona». |
| Portal activo | Ya ha entrado al menos una vez. Puede pedir. | Nada. Su tarifa se edita en la ficha como siempre; la tienda quedó fijada al invitarlo. |
Qué ve tu cliente
El correo y la primera entrada
Recibe un correo con tu nombre en la cabecera, un ejemplo de pedido dibujado y el botón Aceptar la invitación. Al pulsarlo crea su contraseña (una sola vez) y entra directamente en tu portal. No tiene que darse de alta en nada ni elegir ningún plan: el acceso es gratuito y solo ve lo tuyo.
El portal
Repetir el del 02/09/2026 · 9 artículos
Pedido nº 000214 · entrega jueves 07:30 · 4 artículos
El escritorio del cliente: pedir, repetir el último y ver lo que tiene en camino. Arriba, el botón para volver a su propia cuenta si la tiene.
- Escritorio: botón Hacer pedido, Repetir el del [fecha] con el último pedido, sus próximos encargos y sus borradores sin enviar.
- Mis pedidos: el historial completo, con fecha, estado e importe.
- Mensajes: el chat contigo, con fotos si hacen falta.
Cuando hace un pedido, ve tu catálogo con sus precios, elige fecha y hora de entrega y lo envía. Recibe siempre una copia por correo; en el portal esa opción no se puede desactivar, para que quede constancia por escrito de lo que pidió.
Si tu cliente ya trabaja con Recipok
Entra con su cuenta de siempre y tú le apareces en Compras → Proveedores conectados. Desde ahí abre tu portal con un clic, y con el botón Salir del portal de pedidos vuelve a su obrador. Puede tener varios proveedores conectados y pedir a cada uno desde la misma pantalla.
Cuando llega un pedido
El pedido del portal entra en Ventas → Pedidos exactamente igual que uno hecho por ti desde la tienda: con el cliente, las líneas, la fecha y hora de entrega y el importe a su tarifa. Recibes el aviso habitual de pedido nuevo y lo tratas como siempre: parte de producción, albarán, factura.
Dos cosas nuevas en la lista de pedidos:
- La opción Escribir al cliente en el menú de cada fila, que abre el chat con ese cliente ya referido a ese pedido.
- La etiqueta ámbar Sin responder en la fila cuando el cliente ha escrito sobre ese pedido y nadie del equipo le ha contestado.
Mensajes con el cliente
Cada cliente tiene una única conversación contigo, en Ventas → Mensajes de clientes. No hay un hilo por pedido: hay un hilo por cliente, y cada mensaje puede llevar la referencia «Sobre el pedido nº X». Así, «cámbiame las bases por planchas» queda escrito, con hora, pegado al pedido y a la vista de todo el equipo.
06:40 · Sobre el pedido nº 000214
07:05 · Sobre el pedido nº 000214
La referencia al pedido se queda «pegada» a los mensajes siguientes hasta que la quitas con la ✕ o cambias de pedido.
- Quién responde: cualquier usuario de tu cuenta con rol administrador, gestor o vendedor. Nunca el soporte de Recipok: la conversación es entre tu cliente y tú.
- Fotos: hasta 5 por mensaje, de hasta 10 MB cada una. Una incidencia con foto se resuelve en un mensaje.
- Si nadie contesta: a las dos horas te llega el aviso «[cliente] lleva dos horas esperando respuesta en el chat». Y cada mañana, un resumen: «Tienes 3 conversaciones sin responder: …».
- Desde el pedido: el botón Escribir al cliente en la fila o en el editor del pedido abre el chat ya referido a ese pedido; y desde el chat, el número de pedido es un enlace que lo abre.
Clientes que ya usan Recipok: el código de conexión
Si tu cliente ya tiene cuenta en Recipok, no necesita el correo. En la fila de un cliente invitado verás su código de conexión (ocho caracteres, tipo A1B2C3D4). Pásaselo por donde quieras. Él entra en su cuenta, va a Compras → Proveedores conectados, pulsa Conectar con un proveedor, escribe el código y elige si la conexión es para su empresa o solo para su usuario. Desde ese momento tú apareces en su lista de proveedores.
Cada código vale para una conexión. Si tu cliente ve «No encontramos ese código. Puede que ya se haya usado», genera una invitación nueva y dale el código nuevo.
Mensajes que puedes encontrarte
| Mensaje | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| «Este cliente no tiene correo electrónico» | La ficha no tiene email. | Edita la ficha, añade el correo y vuelve a invitar. |
| «Este cliente ya está invitado» | Ya salió una invitación para él. | No hace falta otra: copia el enlace o el código de su fila y pásaselo. |
| «Necesitas crear una tienda antes de invitar a un cliente» | Tu cuenta no tiene ninguna tienda activa. | Crea una en Ventas → Tiendas con su tarifa y repite. |
| «Elige la tienda desde la que pedirá este cliente» | Tienes varias tiendas y no has marcado ninguna. | Selecciona una en el desplegable del diálogo. |
| «Ninguno de los clientes seleccionados se puede invitar» | Todos los marcados están sin correo o ya invitados. | Revisa la columna Portal de los seleccionados. |
| «37 invitaciones enviadas · 4 sin invitar» | Resumen de la invitación masiva. | Los 4 son sin correo o ya invitados; no es un fallo. |
| «No se ha podido enviar la invitación» | Error al enviar el correo. | Reintenta en un minuto; si persiste, copia el enlace de invitación y pásaselo a mano. |
| Tu cliente ve: «Tu proveedor … todavía no ha terminado de darte de alta: falta que te asigne la tienda» | Está conectado pero sin tienda asignada (suele pasar con clientes invitados antes de existir el portal). | Escríbenos por el chat de soporte indicando el cliente y la tienda, y se la asignamos. |
| Tu cliente ve: «No encontramos ese código. Puede que ya se haya usado» | El código de conexión ya se gastó o está mal copiado. | Genera una invitación nueva y dale el código nuevo. |
Los cinco errores más frecuentes
- Invitar sin avisar. Un correo inesperado con tu nombre se ignora o se marca como spam. Un mensaje previo por tu canal habitual dobla las aceptaciones.
- Dar por hecho que «Invitado» es «entra». Solo Portal activo significa que puede pedir. Revisa los Sin entrar aún una semana después y reenvíales el enlace.
- Una sola tienda para clientes con tarifas distintas. La tienda decide precios. Si hostelería y tienda de barrio pagan distinto, crea dos tiendas y asigna cada cliente a la suya.
- Que nadie tenga el chat abierto. Decide quién responde por la mañana y quién por la tarde. Los avisos de dos horas existen para que no se quede nadie esperando, no para vivir de ellos.
- Buscar la conversación en el pedido. El hilo es por cliente, no por pedido; entra en Mensajes de clientes o usa Escribir al cliente desde la fila y verás todo el historial con ese cliente.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta el Portal de clientes?
Nada. Está incluido en los planes Integral y Gran Obrador, sin límite de clientes invitados ni de pedidos. Se activa en Extensiones y se puede desactivar cuando quieras: los datos se conservan y vuelven al reactivarlo.
¿Qué ve mi cliente de mi cuenta?
Solo tu tienda (los productos y la tarifa que le hayas asignado), sus pedidos y su conversación contigo. No ve recetas, costes, otros clientes ni ninguna otra sección de tu Recipok, aunque tenga su propia cuenta y cambie entre las dos.
¿Mi cliente tiene que pagar o registrarse en Recipok?
No. Acepta la invitación, crea una contraseña y entra. Es un acceso gratuito limitado a tu portal. Si algún día quiere una cuenta completa de Recipok para su propio negocio, la puede abrir, pero no es necesario para pedirte.
¿Puede un cliente pedir a varios proveedores por el portal?
Sí. Si dos obradores con Recipok lo invitan, ve a ambos en su pantalla de proveedores conectados y pide a cada uno por separado. Cada proveedor sigue viendo únicamente lo suyo.
¿Cómo cambio la tienda o la tarifa de un cliente ya invitado?
La tarifa, en su ficha de cliente, como siempre: el cambio se refleja la próxima vez que entre en el portal. La tienda queda fijada en el momento de invitarlo; si necesitas cambiarla, escríbenos por el chat de soporte y lo hacemos por ti.
¿Me avisa cuando entra un pedido del portal?
Sí, con el mismo aviso de pedido nuevo de la tienda. Y si el cliente te escribe en el chat y nadie responde en dos horas, recibes una notificación; cada mañana, además, un resumen de las conversaciones pendientes.
¿Qué pasa con los pedidos si desactivo el módulo?
Los pedidos ya hechos siguen en Ventas → Pedidos como cualquier otro. Lo que desaparece es el acceso de tus clientes al portal y la sección de mensajes, hasta que lo reactives.
¿Funciona en el móvil?
Sí. El portal es web y está pensado para pedir desde el móvil: el cliente entra en app.recipok.com desde el navegador, sin instalar nada. La lista de artículos, el carrito y el chat se adaptan a la pantalla.
¿Por qué pone «Beta»?
Porque acaba de salir y lo estamos afinando con los primeros obradores que lo usan. Funciona completo y los pedidos son reales; la etiqueta solo indica que seguimos incorporando mejoras y que agradecemos que nos cuentes qué echas en falta.
Glosario
| Término | Significado |
|---|---|
| Portal de clientes | Acceso propio de cada cliente a tu tienda para hacerte pedidos y hablar contigo. Módulo gratuito de Integral y Gran Obrador. |
| Tienda | El catálogo de venta con su tarifa (Ventas → Tiendas). Es lo que el cliente ve al pedir; puedes tener varias. |
| Tarifa | Los precios que aplica una tienda o un cliente concreto. El portal muestra a cada cliente la suya. |
| Invitación | El correo, con tu nombre, que da acceso al portal. Contiene un enlace de aceptación y lleva asociado un código de conexión. |
| Enlace de invitación | El mismo enlace del correo, que puedes copiar desde la fila del cliente para pasárselo por otro canal. |
| Código de conexión | Código de ocho caracteres para que un cliente que ya tiene cuenta en Recipok se conecte contigo sin correo. Se gasta al usarlo. |
| Estado del portal | Lo que muestra la columna Portal: Invitar, Invitado, Sin entrar aún o Portal activo. |
| Proveedores conectados | La sección de Compras donde tu cliente (si usa Recipok) ve a los proveedores que le han dado acceso, tú entre ellos. |
| Mensajes de clientes | El chat, un hilo por cliente, en Ventas. Cada mensaje puede ir referido a un pedido. |
| Sin responder | Etiqueta ámbar en un pedido cuando el cliente ha escrito sobre él y nadie del equipo ha contestado. |
Módulo Portal de cliente de Recipok · Activación en Extensiones · Invitaciones en
/private/customer · Portal del cliente en /private/customer_portal/
Esta guía describe el funcionamiento del módulo en su versión beta. Los textos de pantalla pueden
cambiar ligeramente con las mejoras que vayamos incorporando.