Una plantilla de Excel completa para registrar lotes, proveedores y movimientos de materia prima. Lista para usar en pastelerías, panaderías y negocios de hostelería.
Actualizado en agosto de 2026
En Recipok ofrecemos una plataforma completa para llevar la trazabilidad de manera adecuada. Aun así, si quieres no gastarte ni un solo euro, aquí te facilitamos una plantilla para trazabilidad alimentaria completa y gratis. Además, puedes elegir si utilizarla en formato Excel o en formato Drive. Una plantilla perfecta para cumplir con la trazabilidad en pastelerías, panaderías y negocios de hostelería.
La trazabilidad alimentaria consiste, básicamente, en implantar un sistema que permita analizar de dónde vienen cada uno de los ingredientes utilizados en una elaboración. De esta manera es posible identificar lotes defectuosos, estudiar la raíz de determinados problemas alimentarios, y un sinfín de otras cuestiones de ámbito sanitario.
En Recipok hablamos largo y tendido sobre qué es la trazabilidad y algunos trucos para cumplirla en el caso de pastelerías y panaderías. Además, la aplicación de Recipok incluye un sistema de registros y trazabilidad avanzado para que no se nos atragante.
Si quieres ir a la fuente, la obligación nace del Reglamento (CE) 178/2002, cuyo artículo 18 exige a toda empresa alimentaria poder identificar a quién le ha suministrado cada producto y a quién se lo ha suministrado ella. Es el famoso principio de «un paso adelante, un paso atrás».
A continuación te proponemos una plantilla que, desde Recipok, hemos confeccionado con mucho cuidado. En esta plantilla excel podremos introducir los datos de nuestras elaboraciones con cada uno de sus ingredientes y lotes, de forma que cumplamos con los requisitos que nos impone sanidad.
Recuerda seguir leyendo, porque como es una plantilla muy completa es recomendable que te expliquemos cómo se utiliza correctamente.
Si utilizas excel como programa de cabecera para este tipo de cuestiones y cálculos aquí puedes descargar la plantilla completa en este formato.
Drive nos permite utilizar plantillas como la de trazabilidad alimentaria sin necesidad de tener ningún programa instalado. Así, además, podemos modificarla e introducir datos directamente desde nuestro teléfono móvil. Si quieres la plantilla en formato Drive te recomendamos descargar el archivo excel anterior y subirlo a tu cuenta de Google Drive como Hoja de Cálculo.
La trazabilidad consta básicamente de un sistema donde indiquemos de dónde proviene cada ingrediente (con su lote, asociado al proveedor y su información sanitaria y fiscal) y en dónde se aplica. Además, es muy recomendable llevar un seguimiento sobre su situación en el almacén.
La plantilla gratuita para trazabilidad alimentaria que ponemos a tu disposición te permite llevar este seguimiento. Recuerda que la información de cada movimiento que reflejes en dicha plantilla deberá estar en tu parte de producción ya que, en caso contrario, faltará un paso importante en caso de una visita por la inspección de sanidad.
Para utilizar correctamente esta plantilla deberás duplicarla por cada movimiento de materias primas que realices. De esta manera la pestaña principal incluirá la información correcta con respecto al proveedor, número de documento y fecha, así como los movimientos asociados.
Al duplicarla, además, estarás reutilizando parte del trabajo que aplicaste en la anterior plantilla. Por tanto, siempre deberás duplicar la plantilla para trazabilidad alimentaria que utilizaste la última vez.
Cuando utilices por primera vez esta plantilla, o bien cambien alguno de sus datos generales, deberás actualizarlos en la misma. Así, tendrás que rellenar las siguientes pestañas:
Recuerda que hay una plantilla para trazabilidad alimentaria por movimiento. Estos partes de trazabilidad deberán estar sincronizados con la cantidad de stock de la que dispones en tu almacén.
Este punto es sencillo, debiendo tomar especial cuidado en la parte de la fecha, el número de documento y los lotes de origen. El resto (ingredientes, pesos, etc.) se rellenan automáticamente con la información del resto de pestañas.
Lo ideal es que los partes de producción se encuentren sincronizados con la trazabilidad. Si bien la plantilla para trazabilidad alimentaria que te proponemos aquí es completa y gratuita, sí que es cierto que tiene limitaciones debidas a que se encuentra desarrollada en excel. No se puede hacer más en este formato. El resto deberás hacerlo manualmente, o traspasando estos datos a tu gestor de almacén.
Esta es una de las ventajas de utilizar Recipok, ya que te evita el trabajo añadido que puede llegar a ser muy engorroso, pero lo bueno es que con el excel no tendrás que invertir nada de dinero.
Como ves, la trazabilidad está íntimamente ligada con los ingredientes de los que disponemos en nuestro obrador o almacén. Por eso, es recomendable tener siempre actualizada la pestaña de ingredientes, ya que de esa manera podremos completar parte de la plantilla de forma automática.
Si dispones de una plataforma que gestiona ingredientes y recetas, te recomendamos que dispongas de ambos bloques de información completamente sincronizados. En caso contrario habrá diferencias entre tu sistema y las plantillas, por lo que la trazabilidad podría verse comprometida.
Si te interesa el detalle del cálculo de costes por receta, tenemos también un artículo sobre qué es un escandallo en cocina y otro sobre cómo controlar las mermas.
Hemos preparado una plantilla muy completa y sencilla de utilizar, pero tiene deficiencias. No porque lo hayamos hecho a propósito —de hecho, hemos mejorado el resto de plantillas que existen actualmente para descargar—, sino porque el excel tiene limitaciones.
Si necesitas un programa completo que te ayude con la trazabilidad y con otros temas te animamos a probar Recipok, ya que todo se encuentra automatizado y los datos sincronizados unos con otros.
Con la plantilla, rastrear un lote hacia atrás significa abrir carpeta por carpeta hasta encontrar el movimiento. Con Recipok, la cadena ya está enlazada: partes de un producto y ves el lote, el proveedor y todos los albaranes que salieron con él.
Sin instalar nada y sin tarjeta.
Hacer bien los escandallos y aprender a controlar las mermas en un restaurante son puntos clave para poder gestionarlo bien. Pero queremos dejarte otros consejos para mejorar tus beneficios en hostelería.
Sí. El artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002 obliga a toda empresa alimentaria a poder identificar de quién ha recibido cada producto y a quién se lo ha entregado. Se aplica en todas las fases de la cadena, también en obradores y panaderías pequeñas.
Es la forma corta de resumir lo que exige la norma: no tienes que reconstruir toda la cadena alimentaria, pero sí saber quién te suministró un producto y a quién se lo entregaste tú. La trazabilidad interna, la que une lo que entra con lo que sale de tu obrador, es la que hace que esas dos puntas se puedan conectar.
La norma europea no fija un plazo único, y en la práctica se orienta a la vida útil del producto más un margen razonable. Consulta el criterio de la autoridad sanitaria de tu comunidad autónoma, que es quien inspecciona, porque puede concretar plazos distintos según el tipo de producto.
Legalmente el formato es libre: puedes llevarlo en papel o en hoja de cálculo. El problema no es la validez, es el mantenimiento: con Excel necesitas un archivo por movimiento y sincronizarlo a mano con los partes de producción y con el stock. Funciona bien con pocas referencias y se vuelve inmanejable cuando crecen.
Habitualmente que demuestres el recorrido de un lote concreto: de qué proveedor entró, en qué elaboraciones se usó y en qué entregas salió. Si los registros existen pero están desconectados entre sí, reconstruir ese recorrido es lo que se hace largo.
Sí, está pensada precisamente para obradores de pastelería y panadería, cocinas centrales y negocios de hostelería. Registra proveedores, ubicaciones, ingredientes y movimientos, que es la estructura básica que pide cualquier sistema de trazabilidad.
Hoy (19/11/2025) estaremos realizando trabajos en los servidores de la aplicación de Recipok.
Puede haber cortes o interrupciones durante las próximas horas.
Recomendamos evitar acciones muy largas o, si es posible, esperar hasta mañana.
Gracias por tu comprensión
