Pedidos, albaranes y facturas de venta

Introducción

En Reciplus, el flujo comercial estándar se basa en tres documentos principales:

1. Pedidos de venta → solicitud del cliente.

2. Albaranes de venta → entrega del producto.

3. Facturas de venta → documento final de cobro.

Este tutorial explica paso a paso cómo crear cada uno de estos documentos, cómo funcionan sus estados y cómo avanzan entre sí. Está pensado para usuarios que trabajan en el día a día con ventas y necesitan un proceso claro, sencillo y sin errores.

Crear un pedido de venta

Un pedido de venta es el documento que registra la intención firme del cliente de comprar un producto o servicio. En Reciplus, puedes gestionarlos desde el menú Ventas → Pedidos.

Pasos para crear un pedido

1. En el listado de pedidos, pulsa Nuevo.

(img)crear pedido cliente

Seleccionar el cliente

En el campo Cliente, elige el cliente que realizará el pedido.
Si aún no existe, puedes crearlo desde el botón Nuevo.

(img)asignar cliente

Seleccionar la fecha

Indica la fecha en que se está realizando el pedido.

Añadir productos o servicios

Tienes tres opciones:

• Escribir la referencia en la columna correspondiente.

• Usar el catálogo de productos para buscar artículos.

• Pulsar el botón Línea para añadir líneas simples sin producto asociado.

(img)añadir linea pedido

Indicar la cantidad

Introduce cuántas unidades del producto deseas añadir.

(img)cantidad pedido

Indicar el precio unitario

En el campo Precio unitario, introduce el precio de ese artículo.

(img)precio linea

Si deseas establecer directamente el precio con IVA, haz clic en el campo Subtotal, escribe el precio final y Reciplus calculará automáticamente el precio antes de impuestos.

(img)asignar total con impuestos

Guardar el pedido

Una vez añadidos los productos, pulsa Guardar.

Aprobar o cancelar el pedido

Después de guardar, puedes:

• Editar el pedido

• Aprobarlo para convertirlo en albarán o factura

• Cambiar su estado desde el botón del estado actual (por defecto, Abierto)

(img)cambiar estado pedido

Si deseas cancelar el pedido, simplemente selecciona el estado Cancelado.

Crear un albarán de venta

El albarán es el documento que acredita la salida de mercancía del almacén y su entrega al cliente.
Puedes gestionarlos desde Ventas → Albaranes.

(img)albaranes de venta

Opciones disponibles en la pantalla de albaranes

Desde esta vista puedes:

• Crear un nuevo albarán

• Eliminar albaranes

• Imprimir o exportar listados (papel, XLS, CSV, PDF, email)

• Agrupar o partir albaranes

• Aprobar varios albaranes a la vez

• Filtrar por fechas, importes, estado, serie, forma de pago, cliente, etc.

Crear un albarán nuevo

En la pestaña Nuevo, introduce:

• Cliente

• Tipo de albarán

• Fecha del documento

• Número de referencia (opcional)

• Forma de pago

Añade las líneas de producto, descuentos (si los hay) y pulsa Guardar.

Una vez creado, puedes acceder a:

• Detalle

• Archivos adjuntos

Crear una factura de venta

Puedes ver y crear facturas desde Ventas → Facturas.
Para crear una nueva, pulsa Nuevo.

(img)nueva factura

Seleccionar o crear el cliente

En la siguiente pantalla podrás:

• Buscar un cliente ya existente

• Crear un cliente nuevo

• Seleccionar la fecha de la factura

(img)crear o seleccionar cliente

Añadir líneas a la factura

Escribe una descripción en la línea o añade:

• Cantidad

• Precio

• Referencia del producto (si procede de almacén)

(img)escribir línea factura

Direcciones del cliente

Una vez guardada la factura, se habilitan pestañas adicionales:

• Detalle

• Archivos

• Recibos

• Asientos

• Devoluciones

En Detalle verás la dirección de facturación, de envío, fecha y hora exacta, entre otros datos.

(img)detalles factura

Finalizar o bloquear una factura

Para impedir modificaciones, cambia su estado de Boceto a Emitida.

(img)cambiar factura boceto

Desbloquear una factura

Si necesitas modificarla, cambia nuevamente su estado a Boceto.

(img)desbloquear factura

Eliminar una factura

Puedes eliminar una factura desde el botón Eliminar, situado abajo a la izquierda.

⚠ Importante

• No se pueden eliminar facturas de ejercicios cerrados.

• Una factura eliminada no puede recuperarse.

• Debe estar desbloqueada.

(img)eliminar factura

Los recibos

Cada factura genera al menos un recibo.
Para marcar la factura como pagada:

1. Abre la pestaña Recibos

2. Selecciona el recibo

3. Pulsa Pagar

(img)recibos de facturas

También puedes modificar la fecha de pago u observaciones del recibo.

Diferencias entre albaranes, facturas, pedidos y presupuestos

Reciplus te permite gestionar todos los documentos del flujo comercial de forma ordenada.
A continuación, una explicación clara del papel de cada uno.

Presupuestos

Es el documento inicial cuando el cliente necesita un precio orientativo.
No modifica stock ni genera movimientos de almacén.

Los presupuestos pueden tener fecha de caducidad.

(img)fin oferta presupuesto

Puedes:

• Rechazar el presupuesto

• Convertirlo en pedido o factura

• Agrupar o dividir presupuestos

(img)aprobar presupuesto

Pedidos

El pedido indica una intención firme de compra y reserva stock.

• En pedidos de venta → las unidades pasan a “Reservadas”

• En pedidos de compra → las unidades pasan a “Pendiente de recibir”

(img)cantidad reservada y pendiente de recepción

Los pedidos pueden convertirse en albaranes o facturas.

(img)aprobar pedido

Albaranes

El albarán certifica la salida o entrada de mercancía:

• Albarán de compra → aumenta stock

• Albarán de venta → disminuye stock

También puede convertirse en factura.

(img)aprobar albarán

Facturas

Las facturas funcionan como un albarán con valor legal de venta, y generan movimientos de stock según la operación.

Estados y transiciones

Todos los documentos pueden tener diferentes estados (borrador, aprobado, emitido, cancelado…) configurables desde el panel de control.

Recomendaciones prácticas

• Usa pedidos cuando quieras reservar stock o registrar la intención de compra.

• Genera albaranes solo cuando la mercancía haya sido entregada.

• Emite facturas únicamente cuando el pedido/albarán esté completo.

• Aprovecha los filtros para localizar documentos por fecha, cliente, estado, serie o forma de pago.

• Comprueba siempre los estados antes de eliminar o aprobar documentos.

Resumen del tutorial

En este bloque aprendiste a:

• Crear pedidos de venta

• Añadir líneas, cantidades y precios

• Aprobar o cancelar pedidos

• Crear y gestionar albaranes

• Crear facturas, añadir líneas y bloquear/desbloquear documentos

• Gestionar recibos y pagos

• Entender las diferencias entre pedidos, albaranes, presupuestos y facturas

Con esto tienes cubierto todo el flujo comercial de ventas en Reciplus.